員工請假單、費用報銷單、工時表：中小企業行政效率表單免費列印指南
如果你在一家二十人以下的小公司做行政或人資，你一定經歷過這樣的日常：員工口頭說「明天請假」、LINE 上隨手傳一句「報銷上個月差旅費一千二」、月底問加班時數時每個人都說不清楚。到了算薪水的時候，才發現誰請了幾天假、誰加了幾小時班，全都散落在不同的聊天記錄和便條紙裡。
大公司有簽核系統和人資系統來處理這些流程，但小公司往往買不起也不太需要用這些系統——員工就那十幾個人，買一套簽核系統的年費比一個月房租還貴。但話說回來，沒有系統不等於管理可以混亂。三張列印好的 A4 表單，就足以幫一家小公司管好請假、報銷和出勤三件行政大事。
本文介紹 PrintlyTool 的三款免費可列印的行政管理表單——員工請假申請單、費用報銷單和工時表。線上自訂公司名稱和表單參數後一鍵匯出 PDF 列印，用最低的成本建立最規範的行政流程。
如果你還需要報價、採購、會議記錄等業務表單，可以搭配我們的小型企業辦公範本指南一起使用——本文專注行政人事場景，那篇涵蓋業務流程場景，兩套表單結合就構成了一家小公司完整的辦公管理表格體系。
為什麼小公司更需要紙本的行政表單？
你可能會想：不是有 LINE 群組、Google 表單這些免費工具嗎？為什麼還要列印紙本表單？
對於小公司來說，紙本行政表單有幾個數位化工具做不到的優勢：
- 不需要每個員工裝 App、學操作：小公司可能有不太會用智慧型手機的年長員工、有臨時工、有還沒入職的新人。紙本的請假單誰都會填——拿筆就能寫，不需要下載 App、不需要註冊帳號、不需要知道「簽核流程」是什麼意思。
- 實體簽名＝最佳留痕：紙本請假單上的手寫簽名和日期，在法律上比電子簽核記錄更有證據價值。萬一發生勞資爭議，一張有員工親筆簽名的請假單是「書證」正本，電子簽核記錄只是「電子資料」——兩者的舉證效力有本質區別。
- 不依賴網路和系統：LINE 當掉了怎麼辦？員工在工地、店面、外勤地沒有網路怎麼辦？一張紙本表單不需要網路、不需要電力、不需要系統更新。
- 月底算薪水時實體對照：做出勤和薪資時，把請假單、報銷單、工時表按人分類放桌上——某員工本月請了幾天假、報銷了多少、加了多長時間的班——三張紙疊在一起，一目瞭然。
當然，紙本表單和電子系統不需要二選一。日常溝通用 LINE 群組，簽核存檔用紙本簽名表單——兩者的法律效力互補，才是小公司最務實的行政管理方案。類似的「紙本表單＋數位備份」管理思維，在我們之前介紹的物流管理表單指南中也有詳細展開。如果你還需要管理公司的收入與支出，記帳本和存錢工具也是行政工作中不可或缺的一環，可以參考我們的家庭財務管理指南了解如何用列印範本管好公司金流。
表單一：員工請假申請單——管好每個員工的「不在崗位時間」
員工請假是行政管理中最頻繁也最容易出問題的環節。常見的問題包括：員工口頭請假，事後忘了走流程；請假原因模糊（「有事請假」），無法判斷是否符合公司規定；月初請了假，月底做出勤時才發現沒有記錄。
一張規範的員工請假申請單可以一次解決這些問題。
PrintlyTool 員工請假申請單的核心欄位：
- 請假類型：特休假、事假、病假、婚假、產假、喪假……分類清楚，人資一眼就知道該不該准、該不該扣薪
- 請假起迄時間：精確到上下午，防止「請了半天假結果一天沒來」
- 請假原因：要求具體說明，避免模糊敘述
- 工作交接事項：請假期間誰代理其工作——這是員工請假單中容易被忽略但非常重要的欄位，確保業務不因某人請假而中斷
- 簽核簽名鏈：申請人簽名 → 部門主管簽名 → 人資備查——三級確認，誰都賴不掉
線上自訂公司名稱、調整版面後，匯出列印：
免費生成並列印員工請假申請單，涵蓋請假類型、起止時間、交接事項、審批簽字與 HR 備案區，適配 A4/Letter 單頁。
使用小技巧：建議把空白請假單放在公司櫃檯或辦公室公共區域，員工自行取用填寫。填完後三簽（本人、主管、人資）才能生效。人資收到簽名完整的請假單後，拍照上傳到 LINE 群組——紙本正本存檔，電子照片作為即時通知，兩者兼具。
表單二：費用報銷單——管好每一筆「公司為你花的錢」
費用報銷是另一件容易引發摩擦的行政事務。常見問題：員工只拿發票過來，沒填報銷單；報銷單上手寫金額不清楚；缺少簽核簽名導致財務不敢撥款；單據黏貼混亂讓會計做帳時崩潰。
一張設計良好的費用報銷單應該是：報銷人填寫 → 部門主管簽核 → 財務審核 → 出納撥款——四個環節在同一張紙上完成流轉。
PrintlyTool 費用報銷單的核心欄位：
- 報銷人資訊：姓名、部門、日期——快速定位
- 費用明細表：日期、費用項目、單據張數、金額——讓審核者逐項核對
- 單據黏貼區：引導報銷人把發票規範地貼在指定位置
- 合計金額：大寫＋小寫雙寫，防止竄改——這是財務憑證的基本要求
- 簽核簽名鏈：報銷人 → 部門主管 → 財務審核 → 出納／撥款——四步確認
線上自訂公司名稱、調整明細行數後，匯出列印：
免費可列印費用報銷單範本，涵蓋報銷人、部門、日期、單號、費用明細、票據、合計金額、大寫金額與審批簽字區，適配 A4/Letter 直向單頁列印。
使用小技巧：建議公司統一規定報銷單的送件頻率——每週五送件本週費用，或每月二十五日前送件本月費用。避免報銷堆積到年底一次處理，這樣既增加財務壓力，也讓員工長時間墊錢。如果公司還有採購付款的需求，可以搭配採購申請單和付款申請單使用，建立完整的支出簽核流程。
表單三：工時表——管好每一小時的「加班和出勤」
對於按時計薪或需要精確記錄加班時數的職位（如工廠、工地、餐飲、物流等），工時表是計算薪水的基礎依據。
很多小公司在記錄工時這件事上嚴重依賴「口頭確認」——月底主管憑記憶說「某員工這個月加了不少班，就算二十小時吧」。某員工覺得少了，主管覺得多了，最後靠協商得出一個雙方都不太滿意的數字。一張每天填寫的工時表可以徹底消除這種模糊。
PrintlyTool 工時表的核心欄位：
- 日期＋起迄時間：精確到分鐘——知道什麼時候開始、什麼時候結束
- 休息時長：午休多長時間，實際工作多長時間
- 正常工時 vs 加班工時：明確區分，為加班費計算提供依據
- 合計：當天總計時長＋整週／整月累計
- 簽名確認：員工簽名 → 主管審核——雙方確認，防止事後爭議
線上自訂日期範圍、調整欄寬後，匯出列印：
使用小技巧：工時表建議貼在打卡鐘旁邊或座位牆上，員工每天下班前填一行。主管每週檢查一次，確認無誤後簽名。月底把所有週工時表彙整，配合請假單上的請假天數，算薪水時三方數據（打卡記錄＋工時表＋請假單）交叉核對，錯誤率趨近於零。
常見問題
請假單可以電子化嗎？還需要紙本簽名嗎？
可以電子化，但建議保留紙本簽名的正本作為法律憑證。最務實的方案是：員工填紙本請假單 → 簽名完成 → 人資拍照傳到公司群組 → 正本歸檔。這樣既有即時的電子通知，又有法律上有效的原始書證。
費用報銷單上的發票怎麼貼？
發票應該貼在報銷單的背面或指定黏貼區。按時間先後排列——最早的發票在最上面、最新的在最下面。多張單據疊放時，只貼左上角（魚鱗貼法），方便財務翻看每張單據的內容。不要把發票用膠水整張塗滿黏死——會計做帳時需要取下來貼到傳票上。
工時表上的加班時數怎麼算？
法定標準（台灣勞基法）：平日加班前兩小時加給 1/3（約 1.34 倍）、再兩小時加給 2/3（約 1.67 倍）；休息日加班前兩小時加給 1/3、之後加給 2/3；例假日和國定假日加班加倍發給。工時表上的加班時數是計算加班費的直接依據——員工簽名確認後，就構成了雙方認可的加班事實。公司應保留工時表至少五年，作為可能的勞資爭議證據。
三張表可以整合成一張表嗎？
不建議。請假單需要簽核簽名鏈（本人→主管→人資），報銷單需要財務審核鏈（本人→主管→財務→出納），工時表需要每日記錄——三張表的流轉邏輯完全不同，強行整合會讓簽名鏈混亂。分開使用，各自歸檔，月底彙整時再交叉對照，效率最高。
小公司有必要這麼正式嗎？
有必要——不是因為「規矩多」，而是因為「保護雙方」。一張有簽名的請假單可以防止「我說請了假你說沒有」的口水仗。一張有簽核的報銷單可以防止「你說可以報帳他說不知道」的扯皮。一張有簽名確認的工時表可以防止「你說加了三十小時他說只加了十五小時」的爭議。規範的行政表單不是官僚主義，而是用最低的成本保護勞資雙方的權益。
總結
小公司不需要昂貴的簽核系統，不需要專職的人資專員。你需要的只是三張設計規範的 A4 表單，加上一個把它們填完歸檔的流程：
- 員工請假申請單：管好請假簽核——誰來、什麼時候不在、誰代理他的工作
- 費用報銷單：管好費用支出——誰花的、花了多少、發票在哪、誰批的
- 工時表：管好出勤工時——每天做了幾小時、加班幾小時、誰確認的
三張表全部免費線上自訂、一鍵匯出 PDF 列印。打開 PrintlyTool 網站，搜尋對應範本名稱，填入公司名稱後直接列印——從打開瀏覽器到拿到印好的表單，不用五分鐘。
讓行政效率從今天開始翻倍。