费用报销材料怎么整理成一个 PDF？免费报销单模板、纸质票据照片与电子发票的排序合并及提交前检查完整指南
**费用报销材料怎么整理成一个 PDF？**先用报销单列出每笔费用与票据，再把纸质票据的照片转成 PDF；如果接收方要求单个文件，最后将报销单、照片 PDF 和电子发票按其规定的顺序合并。本文用一份示例材料包走完流程，并给出合并前后的核对清单。
PrintlyTool 和 OOCCRR 都是我们的产品：前者提供可打印的表单，后者提供图片转 PDF、PDF 合并等文件工具。下文会分别说明它们负责哪一步，以及什么时候只需保留独立附件。报销制度、附件顺序和可接受格式以你所在单位的要求为准。
本文适合需要整理员工费用报销附件、且已拿到报销单和票据的人；操作前先确认单位的上传字段、签字和原件留存要求。
费用报销材料先确认：单位要求一个 PDF，还是分别上传附件？
报销材料包是同一次报销的表单、票据和说明材料组成的一组文件。它可以是一份按页序合并的 PDF，也可以是几份分别上传的附件；最终形式取决于接收方规则。
| 接收方要求 | 建议交付方式 | 需要的处理 |
|---|---|---|
| 一个上传入口，只接受一份 PDF | 按要求排序后合并为一份 | 照片转 PDF，再合并 PDF |
| 报销单、发票分别上传 | 保留各自文件 | 只转换不符合上传格式的照片 |
| 要求保留电子发票原件 | 原文件单独留存，按要求另交提交副本 | 不用合并文件替代原件 |
不要把不同报销人的票据或不同报销批次混入同一个材料包。第一次整理时，可以先建一个以“报销人＋日期＋事项”命名的文件夹，把源文件放进去；后续只处理副本。
第一步：用 PrintlyTool 做一张费用报销单
**报销单是材料包的目录页。**它让审核人先看到报销人、日期、费用项目、金额和票据数量，再逐页核对后面的附件。打开 费用报销单模板，导出并打印，按本单位表单要求填写；如果需要签字，签完后再拍摄或扫描归档。
这张模板适合员工已经发生费用、需要申请报销的情况。
免费可打印费用报销单模板，覆盖报销人、部门、日期、单号、费用明细、票据、合计金额、大写金额与审批签字区，适配 A4/Letter 纵向单页打印。
如果事项属于事前申请付款，应先核对本单位流程是否使用付款申请单；它与事后费用报销单并非同一张表。
免费付款申请单模板，完整覆盖付款对象、发票号码、请款金额（大小写）、付款事由、审批人签字和出纳执行记录。支持自定义公司名称和配色，适配A4/Letter打印。适用于企业对公付款审批、账款通知和财务付款留档管理。
已有的中小企业行政表单指南介绍了报销单的字段与审批场景；本文专注于把填好的表单与附件整理成可提交文件。涉及采购或供应商付款时，也可对照小微企业办公模板指南选择表单。
第二步：把纸质票据照片整理为 PDF
假设这次报销有两张纸质票据照片，以及一份本来就是 PDF 的电子发票。先检查照片是否拍全四角、金额和日期是否清楚，再按票据顺序命名，例如 02-车费.jpg、03-餐费.png。这两个名字只是本文示例，不是工具要求。
打开 OOCCRR 的图片转 PDF 工具，加入 JPG、JPEG 或 PNG 照片，拖动调整顺序，选择合适的纸张、方向与边距，再导出照片 PDF。工具支持将多张照片合为一份 PDF，也支持分别导出；处理前要看预览，避免“裁切填满”截掉票据边缘。这一工具负责排版成 PDF，不负责识别或核对发票信息。
工具页面截图摄于 2026 年 9 月；截图中的票据为演示文件。
如果手机照片是 HEIC，先转成该工具支持的 JPG 或 PNG 再加入。电子发票若为 OFD，也不能直接交给只接受 PDF 的合并工具；先按单位要求处理格式，并留存原文件。
第三步：需要单文件时，按清单合并并核对
单文件要求确定后，先准备三份 PDF：①报销单扫描件或导出的 PDF；②两张纸质票据组成的照片 PDF；③原本就是 PDF 的电子发票。打开 OOCCRR 的PDF 合并工具，加入文件并按单位要求调整顺序，然后检查首尾页与页数再导出。该工具接受 PDF；照片应先完成上一步转换。
这个示例的最终文件共有 4 页：报销单 1 页、纸质票据 2 页、电子发票 1 页。页数是按示例材料计算的，不是每次报销的固定页数。
工具页面截图摄于 2026 年 9 月；截图中的 PDF 为演示文件。
我们在 2026 年 9 月用桌面版 Chromium 和不含个人信息的演示文件走了一遍：两张票据图片按默认自适应页面导出为 2 页 PDF，再与各 1 页的报销单、电子发票示例合并，下载的成品为 4 页。这个页数只对应上述测试材料；正式材料仍要按实际页数逐页核对。
导出后打开成品，从第一页翻到最后一页，逐项确认：报销单金额是否与票据一致、照片有无倒置或裁掉金额、票据是否重复、最后一页是否完整。**“合并成功”只说明生成了文件，不代表附件内容已经审核通过。**需要查重或按日期整理多张电子发票时，可参考 OOCCRR 的发票整理指南；那是另一项任务，不是合并 PDF 的必经步骤。
提交前的六项核对
- 文件边界：一份材料包只对应本次报销，不夹入其他人的附件。
- 金额与张数：报销单的合计金额、票据张数与附件逐一对应。
- 签字状态：要求签字的单位，确认提交的是签字后的版本。
- 页序与方向：按接收方要求排列，票据正向可读，首尾页不缺失。
- 格式与大小：确认上传系统接受 PDF，并在上传前查看大小限制。
- 原件保留：纸质票据和电子发票源文件按单位制度保存，不因生成合并副本而删除。
如果公司还有送货签收或仓库记录需要一起整理，可以参考物流管理表单指南建立按事项归档的习惯；不要把这些不同业务的文件直接并入本次报销包。
常见问题
电子发票和照片能直接在 PDF 合并工具里一起加入吗？
不能把 JPG 或 PNG 当作 PDF 直接加入。先用图片转 PDF 把照片做成 PDF，再与电子发票 PDF 合并。OOCCRR 的合并页标明输入为 PDF；导出后仍要逐页检查。
OFD 电子发票能直接与 PDF 合并吗？
不能直接放入只接受 PDF 的合并工具。先确认单位是否要求 OFD 原件单独提交；若允许提交转换副本，再采用符合单位要求的处理方式，并保留原始 OFD 文件。
合并后的 PDF 可以代替电子发票原件吗？
不要自行这样假定。合并件适合按要求提交或阅读；电子发票原文件是否需要单独留存，应按单位财务制度执行。整理材料时保留原件与合并副本，最便于复核。
没有扫描仪，手机拍照可以用吗？
可以用清晰的 JPG 或 PNG 照片制作提交副本。拍摄时让票据平整、四角完整、文字不反光；转换 PDF 后放大核对金额和日期，再决定是否提交。
报销系统允许分别上传，还需要合并吗？
通常不需要。按系统字段分别上传报销单和票据更容易对应；只有接收方明确要求单文件，或单文件更符合其流程时，才进行合并，并保留独立源文件。
开始整理这一份报销材料
先用 PrintlyTool 的费用报销单模板把费用列清，再按文件类型选择 OOCCRR 的图片转 PDF和PDF 合并。如果单位只收独立附件，就在转换后停止；如果收一份 PDF，就按其页序要求合并，并用六项清单检查成品。